Zeiteinträge in Aerion durchlaufen zwei separate Statusprozesse: Prüfungsstatus (Approval Status) und Abrechnungsstatus (Invoice Status). Diese dienen dazu, den Freigabe- und Abrechnungsworkflow klar zu strukturieren und transparent zu gestalten.
Prüfungsstatus
Der Prüfungsstatus gibt an, ob ein Zeiteintrag bereits geprüft und freigegeben wurde. Folgende Stati sind möglich:
Offen
Ein Zeiteintrag wurde erfasst, aber noch nicht zur Prüfung eingereicht.
Eingereicht (Wartet auf Prüfung)
Der Zeiteintrag wurde zur Prüfung eingereicht und wartet auf Freigabe.
Geprüft
Der Zeiteintrag wurde genehmigt und kann abgerechnet werden.
Abgelehnt
Der Zeiteintrag wurde abgelehnt. Er kann anschließend angepasst und erneut eingereicht werden.
Wichtig:
Wird ein Zeiteintrag abgerechnet, ändert sich sein Prüfungsstatus automatisch auf Geprüft – auch wenn vorher noch keine manuelle Prüfung erfolgt ist.
Abrechnungsstatus
Der Abrechnungsstatus zeigt an, ob ein Zeiteintrag bereits abgerechnet wurde. Er durchläuft die folgenden Phasen:
Offen
Der Zeiteintrag kann bearbeitet und abgerechnet werden.
Gesperrt
Der Zeiteintrag wurde manuell gesperrt. In diesem Zustand kann er nicht mehr bearbeitet oder abgerechnet werden.
Abgerechnet
Der Zeiteintrag wurde im Rahmen einer Rechnungsstellung auf Abgerechnet gestellt.
Zeiteinträge können von Offen entweder auf Abgerechnet oder auf Gesperrt gesetzt werden.
Das sperren von Zeiteinträgen sollte der Regel nur dafür verwendet Einträge von der Abrechnung auszuschließen wie sie z.B. außerhalb von Aerion abgerechnet wurden.
Zusammenwirken von Prüfungs- und Abrechnungsstatus
Die beiden Statusprozesse sind voneinander unabhängig, beeinflussen sich jedoch in einem Punkt:
Sobald ein Zeiteintrag abgerechnet wird (Status: Abgerechnet), wird sein Prüfungsstatus automatisch auf Geprüft gesetzt.
So stellst Du sicher, dass nur freigegebene Einträge abgerechnet werden – entweder manuell geprüft oder automatisch im Zuge der Abrechnung.