Erforderliche Rechte: "Projektverwaltung"
Mit Aerion kannst du Rechnungen direkt aus Projekten heraus erstellen – wahlweise nach Aufwand oder als festen Betrag.
Bei einer aktiven Integration mit easybill kannst du Rechnungen automatisch übertragen und Leistungsnachweise als PDF anhängen.
Übersicht
In der Rechnungsübersicht lässt sich pro gestellter Rechnung die Rechnungsnummer, die Rechnungsnotizen, das Rechnungsdatum der Abrechnungszeitraum sowie der Betrag und der Abrechnungsstatus anhand der Hintergrundfarbe einsehen.
Rechnungszustände
Aerion bietet folgende Rechnungszustände die entweder automatisch über einen verbundenen Rechnungsservice (z.B. easybill) oder manuell gesetzt werden können:
Fällig (grau)
Die Rechnung ist noch unbezahlt, befindet sich jedoch innerhalb der Zahlungsfrist.
Bezahlt (grün)
Die Rechnung ist bezahlt.
Überfällig (rot)
Die Rechnung ist noch unbezahlt und befindet sich bereits außerhalb der Zahlungsfrist.
Rechnungsoptionen
Pro Rechnungseintrag stehen unterschiedliche Optionen innerhalb des Kontextmenüs zur Verfügung:
Bearbeiten
Öffnet den Bearbeitungsdialog der Rechnung
Rechnung innerhalb des Abrechnungsservices öffnen
Öffnet die Rechnung innerhalb des Abrechnungsservices. Nur Verfügbar, wenn ein Rechnungsservice wie z.B. easybill verbunden ist und die Rechnung über den Abrechnungsservices erstellt wurde.
Externe Rechnungsseite öffnen
Öffnet den externen Rechnungs-Link. Nur Verfügbar, wenn easybill verbunden ist und die Rechnung mit easybill erstellt wurde.
Link zur externen Rechnungsseite kopieren
Kopiert den externen Rechnungs-Link in die Zwischenablage. Nur Verfügbar, wenn easybill verbunden ist und die Rechnung mit easybill erstellt wurde.
Abrechnungsbericht anzeigen
Zeigt den den Abrechnungsbericht an, der bei der Rechnungsstellung erstellt wurde.
Löschen
Zeigt den Löschen-Dialog der Rechnung an.
Rechnung erstellen
Mit Klick auf das "+" Icon lässt sich eine neue Rechnung mit folgenden Optionen erstellen:
Abrechnungsmodus
Beim einer Abrechnung nach Aufwand wird der Rechnungsbetrag anhand der abrechenbaren Projektzeiten generiert. Wird der Modus "Fester Betrag" ausgewählt, lässt sich der Rechnungsbetrag manuell anpassen.
Zeiteinträge verknüpfen
Ist diese Option ausgewählt, werden automatisch alle Zeiteinträge innerhalb des Abrechnungszeitraums gesperrt und mit der Rechnung verknüpft.
Abrechnungszeitraum
Die Projekttage innerhalb des Abrechnungszeitraums werden auf "Geprüft" gestellt und es können von Benutzern ohne Projektverwaltungsrechten keine Zeiteinträge mehr für das Projekt erstellt werden.
Betrag
Der Rechnungsbetrag exklusive Zusatzleistungen.
Einträge mit Rechnung verknüpfen:
Stellt sicher, dass alle im Abrechnungszeitraum enthaltenen Zeiteinträge automatisch mit dieser Rechnung verbunden werden.
Projekttage sperren:
Optional kannst du alle Projekttage innerhalb des Abrechnungszeitraums sperren, um nachträgliche Änderungen zu verhindern.
Zusatzleistungen
Die Liste aller abrechenbaren Zusatzleistungen. Diese können separat ausgewählt werden und zum Gesamtbetrag der Rechnung hinzugefügt werden.
Wenn easybill mit Aerion verbunden ist, stehen zusätzliche Optionen zur Verfügung:
Rechnung mit easybill erstellen:
Erstellt automatisch eine Rechnung in easybill mit allen in Aerion definierten Positionen.
PDF Stundennachweis anhängen:
Hängt automatisch einen Leistungsnachweis (mit allen Zeiteinträgen) als PDF an die easybill-Rechnung an.
Rechnungsposten-Optionen
Du kannst festlegen, wie Rechnungsposten in easybill angelegt werden sollen:
Einen Rechnungsposten pro Tätigkeit erstellen
Dabei wird pro Tätigkeiten ein Rechnungsposten in easybill angelegt und dafür die Bezeichnung der Tätigkeit verwendet.
Einen Rechnungsposten pro Mitarbeiter erstellen
Dabei wird pro Mitarbeiter ein Rechnungsposten in easybill angelegt und der Name des Mitarbeiters verwendet.
Tätigkeiten in Dienstleistungen/Artikel zusammenführen
Dabei werden Tätigkeiten automatisch in easybill hinterlegten Dienstleistungen oder Artikeln zugeordnet. Ob eine Tätigkeit einer Dienstleistung oder einem Artikel zugeordnet wird, lässt sich in den easybill-Einstellungen in Aerion festlegen.
Mitarbeiter in Dienstleistungen/Artikel zusammenführen
Dabei werden Mitarbeiterleistungen automatisch den in easybill hinterlegten Dienstleistungen oder Artikeln zugeordnet. Ob ein Mitarbeiter einer Dienstleistung oder einem Artikel zugeordnet wird, lässt sich in den easybill-Einstellungen in Aerion festlegen.
Alle Leistungen in einem Rechnungsposten zusammenführen
Dabei werden alle Tätigkeiten in einem Rechnungsposten zusammengefasst.
Mit Klick auf "Weiter", öffnet sich entweder ein Rechnungsbericht oder die Einstellungen für die Konfiguration des Leistungsnachweises, wenn easybill verknüpft ist.
Rechnung bearbeiten
Durch Klick auf einen Eintrag in der Liste oder mit Auswahl des Menüpunkts "Bearbeiten" öffnet sich der Bearbeitungs-Dialog der Rechnung.
Darin lassen sich alle Felder der Rechnung anpassen. Der Bezahlstatus kann an dieser Stelle manuell verändert werden. Anpassungen an der Rechnungen haben keine Auswirkungen auf bereits gestellte Rechnungen durch einen verbundenen Abrechnungsservice.
Rechnung löschen
Der Löschen-Dialog bietet die Möglichkeit die mit der Rechnung verbundenen Zeiteinträge von der Rechnung zu entkoppeln und deren Abrechnungsstatus auf "nicht abgerechnet" zurückzusetzen. Dadurch können Zeiteinträge erneut abgerechnet werden, wenn die Rechnung z.B. irrtümlich gestellt wurde.
Das löschen einer Rechnung hat keine Auswirkungen auf bereits gestellte Rechnungen durch einen verbundenen Abrechnungsservice. Diese müssen separat gelöscht werden.