In Aerion erstellte Rechnungen können automatisch an easybill übergeben und abgerechnet werden. Wird nach Aufwand abgerechnet, bietet Aerion zusätzlich die Möglichkeit Leistungsnachweise an die Rechnung in easybill anzuhängen. Bei der Abrechnung eines festen Betrags, werden keine Leistungsnachweise angehängt.

Im nächsten Dialog kannst du festlegen, wie die Rechnungsposten in easybill angelegt werden sollen, ob ein Leistungsnachweis an easybill übergeben wird und wie dieser formatiert werden soll.

Im oberen Bereich definierst du den Namen der PDF-Datei.

Mit einem klaren Namensschema lassen sich Exporte leicht zuordnen und archivieren.

Hier legst du fest, welche Einträge im Export enthalten sein sollen und in welchem Format sie erscheinen:

Mit den Tabellenoptionen bestimmst du Struktur und Inhalt des Exports.

Lege fest, nach welchem Kriterium Zeiteinträge gruppiert werden sollen, z. B.:

Aktiviere diese Option, wenn du anstelle einzelner Zeiteinträge nur aggregierte Werte (Summen) exportieren möchtest.

Über die Liste der sichtbaren Spalten kannst du genau festlegen, welche Informationen im Export enthalten sind.

Typische Spalten sind:

Die Reihenfolge der Spalten lässt sich per Drag & Drop individuell anpassen.

Wird bei der Rechnungsstellung der Abrechnungsmodus Fester Betrag ausgewählt, kann der daraus generierte Rechnungsposten direkt mit einer Dienstleistung oder einem Artikel in easybill verknüpft werden. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.

Um die Rechnungsgenerierung in easybill weiter zu automatisieren, bietet Aerion die Möglichkeit bis zu 2 eigene Projektfelder an easybill zu übergeben und diese mit Platzhaltern in der Rechnung zu nutzen.

Dafür müssen die Projektfelder einmalig mit einem easybill Platzhalter im Bereich "Mapping" der easybill Erweiterungseinstellungen zugeordnet werden. In der linken Spalte der Einstellung hast du die Möglichkeit das Projektfeld auszuwählen, welches mit dem Platzhalter in der rechten Spalte verknüpft werden soll.

Im folgenden Screenshot wird z.B. das Feld "PO Nummer" mit dem easybill Platzhalter %DOKUMENT.BESTELLNUMMER% verknüpft.

Der in Aerion hinterlegte Wert des Projektfeldes steht dann in easybill mit dem zugeordneten Platzhalter zur Verfügung und kann automatisiert an die Rechnung übergeben und eingesetzt werden.

Falls easybill in der englischen Version genutzt wird, kann entweder auf die deutsche oder die englische Übersetzung des Platzhalters zugegriffen werden. Je nach eingestellter Sprache bietet easybill dann eine Auto-Vervollständigung innerhalb der Rechnungsbearbeitung oder eben nicht. Die Funktion der Zuordnung ist davon nicht beeinflusst.

Aerion bietet die Möglichkeit Zusatzleistungen, Tätigkeiten, Mitarbeiter und pauschale Rechnungsposten auf in easybill hinterlegte Rechnungsposten wie Dienstleistungen und Artikel zuzuordnen. Dadurch lassen sich in Leistungen aus Aerion z.B. mit einem Fibu-Konto oder einer Kostenstelle in DATEV verknüpfen.

Um die Zuordnung einer Leistung aus Aerion zu einem Rechnungsposten in easybill zu ermöglichen, müssen diese zuerst in easybill angelegt werden.

Die Artikel- bzw. Dienstleistungsnummer muss dann innerhalb von Aerion für die Zuordnung verwendet werden. Wird eine Leistung in easybill erfolgreich zugeordnet, wird die Bezeichnung der übergebenen Leistung aus Aerion automatisch mit der Bezeichnung des zugeordneten Rechnungspostens in easybill sowie die Artikelnummer ersetzt. Der in easybill hinterlegte Preis des Rechnungspostens ersetzt hingegen nicht den übergebenen Preis aus Aerion.

Wird bei der Rechnungsstellung der Abrechnungsmodus "Fester Betrag" ausgewählt, kann die Rechungspostennummer (Mapping-ID) und die Art des Rechnungspostens bzw. das Mapping-Ziel (Dienstleistung oder Artikel) bei der Rechnungsstellung ausgewählt werden.

Um Zusatzleistungen Rechnungsposten in easybill zuzuordnen, müssen die Zusatzleistungen erst mit der passenden Dienstleistung oder dem passen Artikel aus easybill verknüpft werden.

Das erfolgt innerhalb der Zusatzleistungsverwaltung und kann pro Zusatzleistung individuell angelegt werden. Dafür muss die Rechungspostennummer aus easybill (Mapping-ID) und die Art des Rechnungspostens bzw. das Mapping-Ziel (Dienstleistung oder Artikel) in der Zusatzleistung hinterlegt werden.
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Um Mitarbeiter und Tätigkeiten auf Rechnungsposten in easybill zuzuordnen, muss die Dienstleistung oder der Artikel im Bereich “Mapping” der easybill-Einstellungen einmalig als Ziel festgelegt werden.

Die Zuordnung der Tätigkeiten auf einen Rechnungsposten in easybill erfolgt innerhalb der Tätigkeitenverwaltung im Bereich Kunden & Projekte. Hier muss die gewünschte ID der Dienstleistung oder des Artikels eingetragen werden.

Die Zuordnung der Mitarbeiter auf einen Rechnungsposten in easybill erfolgt innerhalb der Mitarbeitereinstellungen in Bereich Mitarbeiter. Hier muss die gewünschte ID der Dienstleistung oder des Artikels eingetragen werden.

Sind alle Mitarbeiter und Tätigkeiten mit den Rechnungsposten aus easybill verknüpft, kann bei der Abrechnung entschieden werden, ob dann die Leistungen aus Tätigkeiten oder aus Mitarbeitern in easybill Rechnungsposten umgewandelt werden.

Werden z.B. "Tätigkeiten in Dienstleistungen zusammenfassen" gewählt, fasst easybill automatisch alle Tätigkeiten in Dienstleistungsrechnungsposten mit der passenden Dienstleistungs-ID in easybill zusammen. D.h. mehrere Tätigkeiten können in einem Rechnungsposten zusammengefasst werden, sofern die Mapping-ID und der Stundensatz identisch sind.
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